PRIVACYBELEID — COBAN STORE

Laatst bijgewerkt: 5 augustus 2026

Coban Store respecteert jouw privacy en verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens gebruiken, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Coban Store
Boerendanserdijk 85
8024 AG Zwolle
Nederland

E-mail: info@cobanstore.nl
Telefoon: +31 6 86446222
Website: cobanstore.nl
KVK-nummer: 42069117
BTW-identificatienummer: NL005470300B14

Coban Store is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van de webshop en bestellingen worden verwerkt.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van hoe je onze website gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam en contactgegevens;
• factuuradres en bezorgadres;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• bestelnummer en bestelgeschiedenis;
• gekochte, geretourneerde of geannuleerde producten;
• betaalmethode, betalingsstatus en transactiegegevens;
• accountgegevens, voorkeuren en instellingen;
• communicatie met onze klantenservice;
• IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens en gebruiksgegevens;
• cookievoorkeuren en gegevens over het gebruik van de website;
• informatie die nodig is voor fraudepreventie en beveiliging.

3. Persoonlijke bestanden voor gravure en personalisatie

Voor het maken van gepersonaliseerde producten kunnen klanten persoonlijke informatie of bestanden aanleveren, waaronder:

• namen, initialen, datums, teksten en telefoonnummers;
• foto’s van personen of huisdieren;
• handschriften, tekeningen en kindertekeningen;
• vingerafdrukken en pootafdrukken;
• echo-afbeeldingen;
• coördinaten, geluidsgolven en andere persoonlijke ontwerpen;
• logo’s of bestanden voor zakelijke bestellingen.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om het gekozen ontwerp te beoordelen, technisch voor te bereiden, te graveren, de bestelling uit te voeren en eventuele vragen of klachten over de bestelling af te handelen.

Coban Store gebruikt foto’s, gezichtsafbeeldingen of vingerafdrukken niet om personen automatisch te identificeren. Wij maken geen biometrische profielen of identificatiesjablonen en gebruiken deze bestanden niet voor gezichtsherkenning of toegangscontrole.

Wanneer een klant gegevens of afbeeldingen van een andere persoon aanlevert, verklaart de klant dat hij of zij gerechtigd is deze bestanden aan Coban Store te verstrekken en te laten verwerken voor de bestelling.

Bestanden met afbeeldingen of gegevens van kinderen mogen alleen worden aangeleverd door een ouder, wettelijk vertegenwoordiger of iemand die daarvoor geldige toestemming heeft.

4. Doeleinden en wettelijke grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Uitvoering van de overeenkomst

• het verwerken en produceren van bestellingen;
• het uitvoeren van personalisatie en lasergravure;
• het verwerken van betalingen;
• het verzenden en bezorgen van bestellingen;
• het afhandelen van retouren, terugbetalingen en klachten;
• het versturen van order- en verzendberichten;
• het beheren van klantaccounts.

Wettelijke verplichtingen

• het bijhouden van de financiële administratie;
• het voldoen aan belasting- en boekhoudverplichtingen;
• het beantwoorden van geldige verzoeken van bevoegde autoriteiten.

Gerechtvaardigd belang

• het beveiligen en verbeteren van onze webshop;
• het voorkomen en onderzoeken van fraude of misbruik;
• het behandelen van klantvragen en geschillen;
• het analyseren van algemene prestaties van onze website, voor zover toegestaan.

Toestemming

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, gebruiken wij deze grondslag onder meer voor:

• nieuwsbrieven en bepaalde commerciële communicatie;
• niet-noodzakelijke analytische en marketingcookies;
• publicatie van klantfoto’s, ontwerpen of eindproducten voor reclame, sociale media of portfolio’s.

Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

5. Gebruik van ontwerpen en klantfoto’s voor publiciteit

Wij publiceren persoonlijke bestanden, foto’s, ontwerpen, gravures of gepersonaliseerde eindproducten niet op onze website, sociale media, advertenties of in een portfolio zonder afzonderlijke toestemming van de klant.

Een toestemming voor publicatie kan op ieder moment worden ingetrokken. Een intrekking geldt voor toekomstig gebruik. Wij verwijderen het materiaal daarna waar dit redelijkerwijs mogelijk is uit onze eigen actieve publicatiekanalen.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daarvoor toestemming hebben of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Gegevens kunnen worden verwerkt door de volgende categorieën ontvangers:

• Shopify: hosting, webshopfunctionaliteit, checkout, beveiliging en gegevensopslag;
• betaalproviders: verwerking en controle van betalingen, terugbetalingen en fraudepreventie;
• vervoerders zoals PostNL of DHL: levering en track-and-trace;
• personalisatie- en uploadsoftware: het ontvangen en verwerken van door klanten gekozen teksten, ontwerpen en bestanden;
• IT-, cloud- en e-maildienstverleners: technische ondersteuning, opslag en communicatie;
• boekhouder, administratieve dienstverleners en bevoegde autoriteiten: wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is;
• marketing- en analysetools: uitsluitend volgens de geldende cookievoorkeuren en privacyregels.

Dienstverleners ontvangen alleen de gegevens die zij nodig hebben voor hun opdracht. Waar vereist sluiten wij passende verwerkers- of gegevensbeschermingsovereenkomsten.

Wij verkopen geen door klanten aangeleverde foto’s, vingerafdrukken, handschriften, tekeningen of andere personalisatiebestanden aan derden.

7. Shopify

Onze webshop wordt aangeboden via Shopify. Shopify verwerkt bepaalde persoonsgegevens om de webshop, checkout, beveiliging en gerelateerde diensten te kunnen leveren.

In bepaalde gevallen verwerkt Shopify gegevens als verwerker namens Coban Store. Voor bepaalde eigen of verbeterde Shopify-diensten kan Shopify zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de betreffende verwerking.

Meer informatie over de verwerking door Shopify en de rechten die daarbij gelden, is beschikbaar via het privacybeleid en het privacyportaal van Shopify.

8. Internationale doorgifte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of opslaan.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebruiken wij of onze dienstverleners een wettelijk toegestaan overdrachtsmechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn geldt.

• Financiële administratie en relevante bestelgegevens: in beginsel 7 jaar, overeenkomstig de fiscale bewaarplicht.
• Personalisatiebestanden: in beginsel tot maximaal 90 dagen na levering van de bestelling. Daarna worden deze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij de gegevens nog noodzakelijk zijn voor een lopende klacht, garantieclaim, terugbetaling, geschil of wettelijke verplichting.
• Klantenservice en klachtencommunicatie: zolang noodzakelijk voor de afhandeling en vervolgens maximaal 2 jaar, tenzij een langere termijn nodig is voor een geschil of wettelijke verplichting.
• Klantaccount: zolang het account actief is en daarna zolang dit noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen of de afhandeling van openstaande bestellingen.
• Nieuwsbriefgegevens: totdat de klant zich afmeldt of de toestemming intrekt.
• Cookie- en websitegegevens: volgens de geldigheidsduur en doeleinden die in de cookie-instellingen worden vermeld.

Wanneer gegevens voor meerdere doeleinden worden gebruikt, geldt de langste noodzakelijke of wettelijk verplichte termijn. Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

10. Cookies en vergelijkbare technologieën

Coban Store en Shopify gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om de webshop technisch te laten functioneren, voorkeuren te onthouden, de veiligheid te ondersteunen en, na toestemming waar dat vereist is, gebruik te analyseren of marketing mogelijk te maken.

Noodzakelijke cookies kunnen zonder toestemming worden gebruikt wanneer zij nodig zijn voor de werking van de webshop. Niet-noodzakelijke analytische en marketingcookies worden alleen geplaatst nadat daarvoor geldige toestemming is gegeven.

Via de cookiebanner en de link “Cookievoorkeuren” onderaan de website kan de bezoeker keuzes bekijken, aanpassen of toestemming intrekken.

Meer informatie over de gebruikte cookies, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen is beschikbaar via de cookie-instellingen op cobanstore.nl.

11. Marketingcommunicatie

Wij versturen marketingberichten alleen wanneer dit wettelijk is toegestaan. Een ontvanger kan zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink in een e-mail of door contact met ons op te nemen.

Na afmelding kunnen wij nog wel noodzakelijke berichten sturen over een bestelling, betaling, retour, account of klantenserviceverzoek.

12. Gegevens van kinderen

Onze webshop is niet specifiek gericht op kinderen en wij verzamelen niet bewust rechtstreeks persoonsgegevens van kinderen voor het aanmaken van een zelfstandig klantaccount of voor marketing.

Een ouder of bevoegde vertegenwoordiger kan voor een gepersonaliseerd product wel een foto, tekening, naam of ander bestand van een kind aanleveren.

Meent een ouder of voogd dat persoonsgegevens van een kind zonder geldige toestemming aan ons zijn verstrekt? Neem dan contact met ons op via info@cobanstore.nl. Wij onderzoeken het verzoek en verwijderen de gegevens wanneer dit wettelijk vereist is.

13. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging.

Deze maatregelen omvatten waar passend:

• beveiligde verbindingen;
• beperkte toegangsrechten;
• beveiligde accounts en authenticatie;
• software- en beveiligingsupdates;
• zorgvuldige selectie van dienstverleners;
• beperking van gegevens tot wat noodzakelijk is.

Geen enkele methode van gegevensoverdracht of opslag is volledig risicoloos. Stuur daarom geen onnodige gevoelige informatie via onbeveiligde communicatiekanalen.

14. Jouw privacyrechten

Voor zover de wet dit toestaat, heb je onder meer het recht om:

• inzage te vragen in jouw persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• een gegeven toestemming in te trekken;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden ingediend via info@cobanstore.nl. Vermeld duidelijk op welk recht en welke gegevens het verzoek betrekking heeft.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij vragen om voldoende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren. Verstrek daarbij geen onnodige kopie van een volledig identiteitsdocument.

Wij reageren binnen de wettelijke termijn. Deze termijn is normaal gesproken één maand en kan bij complexe of omvangrijke verzoeken volgens de wet worden verlengd.

15. Klachten

Heb je een vraag of klacht over de verwerking van persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@cobanstore.nl.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens
Nederland

16. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie staat altijd op cobanstore.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij klanten wanneer dit wettelijk vereist is.

17. Contact

Coban Store
Boerendanserdijk 85
8024 AG Zwolle
Nederland

E-mail: info@cobanstore.nl
Telefoon: +31 6 86446222

Versiedatum: 5 augustus 2026